Työntekijälähtöisyys tekee tietotyön kehittämisestä tehokasta

Muuttunut työ ja uudenlaiset työympäristöt edellyttävät uudenlaisia tapoja kehittää ja mitata tietotyön tuottavuutta. Tutkimushankkeen tuloksena syntyi Pop Up -kehittämismalli, joka lähtee työntekijöistä itsestään. Taustatietoa kerättiin esimerkiksi puettavilla mittareilla.

Tietotyön laadulla ja sujuvuudella on suuri merkitys organisaatioiden kasvulle, innovaatioille ja hyvälle asiakaskokemukselle. Työn luonne on kuitenkin muuttunut nopeasti liikkuvaksi ja vaihtelevaksi. Tampereen teknillisen yliopiston ja Aalto-yliopiston tutkijoiden Pop up – tietotyön tuottavuus -tutkimushanke etsi vastauksia siihen, miten tietotyön tuottavuutta voitaisiin parantaa ja samalla lisätä työntekijöiden hyvinvointia.

– Tietotyössä oman energian ylläpitäminen ja kuormituksesta palautuminen on erityisen tärkeää. Vaikka työ olisikin innostavaa ja mukaansa tempaavaa, siitä täytyy voida palautua riittävästi. Työntekijöille on usein haastavaa tunnistaa tilanteita, jotka kuormittavat liikaa, kertoo yliopisto-opettaja Maiju Vuolle TTY:n tietojohtamisen tutkimuskeskus Novista.

Älysormus ja puettava kamera paljastavat stressitason

Jotta työn tuottavuutta voitaisiin parantaa, tarvitaan luotettavaa mittaustietoa erilaisten työtilanteiden kuormittavuudesta. Avuksi kuormittavien tilanteiden löytämiseen tutkijat kehittivät ja testasivat erilaisia havainnointimenetelmiä sekä kannettaviin ja puettaviin teknologioihin perustuvaa Lifescope-kokonaisuutta. Tietotyöläisten kokemuksia ja stressitasoja vaihtelevissa toimintaympäristöissä mitattiin esimerkiksi älysormuksen ja älykellolla kerätyn tiedon sekä puettavan kameran avulla. Työpäivän päätteeksi työjaksoja pohdittiin yhdessä kerätyn datan valossa. Omasta työpäivästä kerätty tieto herättelee työntekijän huomioimaan ja kehittämään toimintatapojaan.

– Visualisoitua tietoa voidaan esittää työntekijälle motivoivassa muodossa. Reflektointi nostaa ajattelun irti arjen työtehtävistä ja mahdollistaa työtapojen ja itsensä johtamisen taitojen kehittämisen, kertoo professori Matti Vartiainen Aalto-yliopistolta.

Reaaliaikaista ja jatkuvaa tiedonkeruuta voidaan jatkossakin hyödyntää tutkimuksen lisäksi esimerkiksi työterveyden ylläpidossa, työntekijöiden ja työympäristöjen kehittämisessä tai tuotannon sujuvoittamisessa.

– Tiedonkeruussa on kuitenkin huomioitava muun muassa yksityisyys, eettisyys ja lainsäädäntö, tutkijat muistuttavat.

Pienet, työntekijälähtöiset askeleet tuottavat tulosta

Tietotyön kehittämisen tiellä ovat usein juurtuneet rutiinit ja ajatusmallit, joiden muuttaminen on vaikeaa. Tutkijat kehittivät keräämänsä datan pohjalta tietotyön tuottavuuden parantamiseen kokeilevampaa työotetta hyödyntäviä malleja, joita voidaan hyödyntää yhteiskunnassa laajemminkin. Syntynyt Pop up -kehittämismalli on työntekijälähtöinen tapa parantaa työtapoja ja -ympäristöä kokeilujen ja mittarien avulla.

– Yksinomaan ulkoa saneltujen tavoitteiden sijaan työtapoja ja -ympäristöjä tulisi kehittää yhdessä kokeillen niin, että kaikki osalliset ovat mukana alusta asti. Laajamittaisten muutostavoitteiden sijaan tulisi keskittyä pieniin, helposti toteutettavissa ja hallittavissa oleviin tavoitteisiin ja muutoksiin työntekijöiden arjessa. Muutosten vaikuttavuutta päästään näin heti kokeilemaan ja arvioimaan, sanoo yliopisto-opettaja Jenni Poutanen TTY:n arkkitehtuurin laboratoriosta.

Hankkeessa yhteissuunnittelulla syntyneitä uusia konsepteja ja käytännön parannusideoita yksilöiden ja tiimien hyvinvoinnin, vuorovaikutuksen, aikaansaamisen ja keskittymisen parantamiseen olivat esimerkiksi Brainwolk-kävelypalaverit. Niiden avulla voidaan lisätä työpäivän aikaista liikkumista ja parantaa siten työn tuottavuutta sekä työhyvinvointia.                            

Hanke toteutettiin 1.1.2015–30.4.2017 osana Tekesin Liideri – Liiketoimintaa, tuottavuutta ja työniloa -ohjelmaa. Tampereen teknillisen yliopiston (TTY) ja Aalto-yliopiston tutkijoista koostuvaan monitieteiseen tutkimusryhmään kuului tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi, arkkitehtuurin laitos sekä ihmiskeskeisen teknologian yksikkö IHTE TTY:stä sekä virtuaalisen ja mobiilin työn tutkimusyksikkö Aalto-yliopistosta. Yrityskumppaneina olivat Arkkitehtitoimisto Helamaa & Heiskanen, Suomen yliopistokiinteistöt, Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Tredea, Martela sekä Moodmetric.

Lataa maksutta hankkeen Pop up -kehittämismalli tuottavaan tietotyöhön -raportti >>